Welche steuerlichen Vorgaben muss ich im Modul private Kostenerstattung beachten?

HINWEIS: become.1 leistet keine Steuerberatung. Die bereitgestellten Informationen dienen als Orientierungshilfe zur sauberen Bereitstellung von Mitarbeiter-Benefits. Besprich die genaue Ausgestaltung zwingend mit deinem Steuerberater, um etwaige steuerrechtliche Risiken vorab zu eliminieren.

1. Das Zusätzlichkeitserfordernis (Grundsatz)

Alle Zuschüsse des Moduls private Kostenerstattung (mit Ausnahme des Meals-Moduls unter bestimmten Voraussetzungen) müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Dies ist nur dann erfüllt, wenn:

• die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
• der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
• die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
• bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.

2. Regelungen für das Meals-Modul (Digitaler Essenszuschuss)

Laut BMF-Schreiben vom 18.01.2019 kann unter folgenden Voraussetzungen eine Vereinfachungsregelung angesetzt werden:

• Remote- & Vollzeit-Arbeitnehmer: Vollzeit-Mitarbeiter, die remote oder ständig in ihrer 1. Betriebsstätte tätig sind und nicht regelmäßig auswärtstätig sind, können pauschal bis zu 15 Essenszuschüsse pro Monat erhalten.
• Arbeitnehmer in Teilzeit: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch bei Teilzeitkräften (Homeoffice oder nicht mehr als 6 Stunden tägliche Arbeitszeit) mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Arbeitet ein Teilzeit-Mitarbeiter an weniger als 5 Tagen pro Woche, muss dies bei der maximalen Anzahl der Essenszuschüsse entsprechend anteilig berücksichtigt werden.
• Auswärtstätigkeit (Spesen): Essenszuschüsse dürfen nur an Mitarbeiter erstattet werden, die durchschnittlich an weniger als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben. become.1 stellt hierfür gerne einen Datensatz mit Auskunft über historische Zuschüsse bereit, um Krankheits- und Urlaubstage gegenzuprüfen.
• Längerfristige Auswärtstätigkeit an derselben Betriebsstätte: Üben Mitarbeiter eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind ausgegebene Essenmarken nach Ablauf von 3 Monaten ebenso steuerbegünstigt darstellbar (gemäß H 8.1 Absatz 7).

WICHTIG (Rechtliche Grundlage nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a Satz 3 und 4 LStR):

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer die Abwesenheitstage (z. B. wegen Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung) feststellen und die dafür ausgegebenen Essenmarken zurückfordern oder im Folgemonat verrechnen.

Vereinfachung: Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt für Mitarbeiter, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, sofern kein Mitarbeiter mehr als 15 Essenmarken im Kalendermonat erhält.

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