Wie läuft die Swan Verifizierung für eine Kapitalgesellschaft ab?

Dieser Schritt erfolgt über unseren Bankpartner Swan und ist gesetzlich vorgeschrieben – Stichwort: KYB (Know Your Business).

Damit ihr rechtssicher Guthaben auf Mitarbeitendenkarten aufladen könnt, erklären wir euch hier den gesamten Ablauf, welche Unterlagen notwendig sind, wer was tun muss – und was danach passiert.

🧭 Wer muss den Prozess durchlaufen?

Die Verifizierung muss von einer vertretungsberechtigten Person eures Unternehmens durchgeführt werden – z. B. eine eingetragene Geschäftsführerin oder ein Vorstand.

Wenn eine andere Person das Konto eröffnet, ist zusätzlich eine Vollmacht inkl. Ausweisdokument der vertretungsberechtigten Person erforderlich.

🚀 Wie startet ihr die Verifizierung?

• Loggt euch bei app.become1.de ein

• Wechselt die Rolle (unten links) und geht in der linken Navigation zum Menüpunkt „become.1 Card“

• Klickt auf „Zahlungskonto einrichten“

• Wählt euer Unternehmen aus

• Klickt auf „Starten“ und beginnt den KYB-Prozess bei Swan

💡 Tipp: Nehmt euch etwa 15 Minuten Zeit und haltet die wichtigsten Unterlagen griffbereit.

📋 Diese Unterlagen werden benötigt

🔍 Wird in der Regel automatisch von Swan abgerufen:

• Handelsregisterauszug

• Erklärung der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs)

Diese Informationen zieht Swan direkt aus offiziellen Registern – ihr müsst nichts tun, es sei denn, Swan kann die Unterlagen nicht abrufen. Dann werdet ihr von uns informiert.

📩 Diese Angaben müsst ihr selbst bereitstellen:

• Steuer-ID der Person, die das Konto eröffnet

• Steuer-ID der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs)

• Steuer-ID des Unternehmens

💡 Diese Angaben können innerhalb von 90 Tagen nach Kontoeröffnung ergänzt werden. Die Kontoeröffnung kann also trotzdem sofort gestartet werden.

Zusätzlich:

• Satzung oder Gesellschaftsvertrag – datiert und unterschrieben

(wird von Swan meist automatisch abgerufen, andernfalls werdet ihr aufgefordert, das Dokument hochzuladen)

📄 Je nach Fall zusätzlich erforderlich:

• Vollmacht & Ausweis, wenn der Antragssteller nicht selbst vertretungsberechtigt ist (max. 12 Monate alt)

• Ausweise der UBOs

• PEP-Formular, falls jemand politisch exponiert ist

• Aktuelle Jahresabschlüsse oder Bilanz

• Organigramm / eidesstattliche Erklärung zur Unternehmensstruktur

📥 Was passiert, wenn etwas fehlt?

👉 Swan kontaktiert nicht euch direkt, sondern meldet sich bei uns – dem Team von become.1.

Wir bereiten die Rückmeldung für euch auf und leiten euch die nötigen Informationen per E-Mail weiter.

✅ Was passiert nach erfolgreicher Verifizierung?

Sobald Swan den Prozess abgeschlossen hat, wird euer Konto auf „VERIFIED“ gesetzt .

SEPA-Lastschriftmandat einrichten

• Klickt auf „SEPA-Lastschrift einrichten“

• Tragt euer Abbuchungskonto ein

• Ladet das SEPA-Formular herunter, unterschreibt es und leitet es an eure Hausbank weiter

• Nach Bestätigung ist das Mandat aktiv – damit kann Guthaben eingezogen werden

• Löst zuletzt die Testbuchung aus: Dabei wird ein Euro von eurem Konto auf euer Referenzkonto geschickt. 

📩 Solltet ihr administrative Fragen haben oder Hilfe brauchen, dann meldet euch gerne bei uns unter customer-success@become1.de – wir stehend euch unterstützend zur Seite!