Wie Erstelle Ich Eine Neue Benefit-Vorlage (Template)?

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du eine neue Benefit-Vorlage erstellst und die jeweiligen Module (Gehaltszusatz und Gehaltsumwandlung) konfigurierst.

Schritt 1: Vorlagen-Details festlegen (Lizenz)

Zuerst musst du in die Admin-Ansicht wechseln und die grundlegenden Details sowie die Lizenzen der Vorlage definieren.

1. Wechsle unten links in der App die Rolle über „Rolle wechseln“ in die Admin-Ansicht.
2. Klicke in der linken Navigation auf „Benefit Vorlagen“.
3. Klicke oben rechts auf „Vorlage erstellen“.
4. Wähle unter „Region“ das entsprechende Land aus (z.B. Deutschland). Solltest du lediglich Zugriff auf eine Region haben, wird diese automatisch gesetzt.
5. Bestimme den Titel der Vorlage (Name der Vorlage) und füge optional eine Beschreibung hinzu.
6. Wähle die entsprechende Gehaltszusatzlizenz und/oder Gehaltsumwandlungslizenz aus, je nachdem, welche Leistungen du gekauft hast.

Klicke auf „Weiter“.

Schritt 2: Module und Budget für Gehaltszusatz festlegen

Im zweiten Schritt konfigurierst du die Module, die als steuerbegünstigter Gehaltszusatz gewährt werden.

1. Wähle im Bereich „Module auswählen“ aus, auf welche Module deine Mitarbeitenden Zugriff erhalten sollen (z.B. Sachbezug, Meals, Mobility, etc.).
   • Innerhalb der Module: Du kannst durch Klicken auf das Stift-Symbol die maximalen Ausgaben pro Modul bestimmen.
   • Hinweis: Werden hier keine Vorgaben geändert, gelten die bereits vorgegebenen steuerrechtlichen Grenzen (z.B. Sachbezug Max. Betrag 50,00 € oder Meals max. 7,50 €/Tag).
2. Lege optional unter „Geburtstagsbudget“ einen steuerfreien Gutschein im Wert von bis zu 60,00 € für den Geburtstag deiner Mitarbeitenden fest.
3. Bestimme im Bereich „Budget festlegen“ das Monatliches Benefit Budget (Gesamtbudget).
4. Lege die initiale Verteilung des Budgets fest (z.B. Betrag für Sachbezugsgutschein und Betrag für Privatkostenerstattung).
   • Hinweis: Sobald das Budget vergeben ist, können die User monatlich selbst entscheiden, wie sie ihr gesamtes Budget verteilen. Sollten die User keine eigene Entscheidung treffen, wird die initiale Verteilung verwendet. 
5. Wähle die Option „Budget für Privatkostenerstattung ansparen“ aus, um nicht verbrauchtes Budget für die private Kostenerstattung übertragbar zu machen (maximal für ein Kalenderjahr; es verfällt jährlich mit Beginn des neues Kalenderjahres).

Klicke auf „Weiter“.

Schritt 3: Gehaltsumwandlung konfigurieren

Wenn du eine Gehaltsumwandlungslizenz gewählt hast, kannst du sie hier konfigurieren.

1. Wähle die Lizenz für die Gehaltsumwandlung aus (z.B. IT Leasing).
2. Hinterlege den maximalen Betrag (z.B. 100,00 €/Monat), der monatlich vom Bruttogehalt umgewandelt werden darf.

Klicke auf „Weiter“.

Schritt 4: Zusammenfassung und Speichern

Überprüfe deine Einstellungen, bevor du die Vorlage speicherst.

1. Unter „Eingaben überprüfen“ siehst du eine Zusammenfassung aller gewählten Details, Lizenzen und Budgets.
2. Wenn alle Angaben korrekt sind, klicke auf „Vorlage speichern“.
   • Wichtig: Änderungen an deiner Vorlage können jederzeit vorgenommen werden, treten aber frühestens zum Folgemonat in Kraft.

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Wenn’s trotz Anleitung nicht klappt oder du weitere Fragen zur Konfiguration hast, schick uns einfach eine Nachricht über das Kontaktformular.

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