Wie nutze ich die HRIS Integration Field Mapping & Filter Funktion?

Nachdem du die Integration zu deinem HRIS über den bereitgestellten Workflow erfolgreich abgeschlossen hast, kannst du über das Field Mapping die Datenherkunft bestimmter Felder bestimmen und spezifische Filters einstellen. In diesem Artikel erklären wir dir, was es damit auf sich hat und wie du den für euch richtigen Filter einstellst.

Was bewirkt das Field Mapping?

Durch das Konfigurieren der Field Mappings, stellst du sicher, dass die Daten, die in become.1 Übertragen werden aus dem richtigen Datenfeld in deinem HRIS kommen.

Welche Datenfelder kann ich füllen?

Es gibt verschiedene Datenfelder, die gefüllt werden können:

Abrechnungsrelevante Personalnummer: Wähle hier das Datenfeld deines HRIS aus, in dem die Personalnummer gespeichert ist, die für die Lohnabrechnung deiner Mitarbeiter relevant ist.
Gruppen: Du hast die Möglichkeit bis zu 6 Gruppen in become.1 zu übertragen. Wähle dafür das Datenfeld deines HRIS, das du in become.1 als Gruppe gespiegelt haben möchtest. Solltest du keine Gruppe übertragen wollen, kannst du den Schritt überspringen.
Filter: Solltest du deine Mitarbeiter nach einem bestimmte Attribut filtern wollen, wähle dafür das Datenfeld deines HRIS, das als Grundlage dafür dienen soll. Die genaue Einstellung von bis zu 2 Filtern kann im nächsten Schritt vorgenommen werden. Solltest du keinen weiteren Filter einstellen wollen, kannst du den Schritt überspringen.

Ein Field Mapping einrichten:

Du solltest nun die folgende Maske sehen:

2. Wähle via Dropdown das Datenfeld aus, das du in übertragen möchtest.

3. Bestätige die Field Mappings, indem du auf “Save Mappings” klickst.

Was bewirkt der Filter?

Durch das einstellen eines Filters, stellst du sicher, dass nur die von dir gewünschten Arbeitnehmer vom HRIS in become.1 gespiegelt werden.

Anhand welcher Daten kann ich filtern?

Es gibt verschiedene Felder, die zum Filtern genutzt werden können:

Rechtliche Entitäten/ Legal entity (falls ihr mehrere Gesellschaften in einer HRIS Instanz verwaltet)
Anstellungstyp/ Employment Type (interne, externe, Vollzeit, Teilzeit, Praktikanten etc.)
Angestellten Status/ Employment status (active, pending, inactive, leave etc.)
Benutzerdefinierter Filter 1
Benutzerdefinierter Filter 2

Die Einrichtung eines Filters für die Übertragung von spezifischen Daten ist optional – solltest du keinen Filter nutzen wollen, kannst du das Fenster, ohne eine Auswahl zu treffen, bestätigen.

Einen Filter einrichten:

Hinweis: Bitte sei dir sicher, dass du nur einen Filter setzt, wenn du dir sicher bist, dass die nicht ausgewählten Arbeitnehmer nicht synchronisiert werden sollen.

Du solltest nun die folgende Maske sehen:

Klicke jeweils die Felder an, die synchronisiert werden sollen. Falls keine Checkbox ausgewählt ist, werden alle Attribute synchronisiert.

Über den Status Filter kannst du beispielsweise sicherstellen, dass Kollegen erst nach Bestehen der Probezeit in become.1 gespiegelt werden – dafür einfach den verwendeten Status wie bspw. „Pending“ nicht auswählen.
Wichtig: Der Status INACTIVE muss dabei immer aktiviert sein, um den Austritt von Mitarbeitern korrekt abzubilden. Bereits in der Vergangenheit ausgetretene Mitarbeiter werden nicht synchronisiert.

3. Bestätige den Filter, indem du auf “Share <#> out of <#> employees” klickst