Wie funktioniert die Swan-Verifizierung für Kommanditgesellschaften (KG)?

🧭 Wer muss den Prozess durchführen?

Die Verifizierung muss von einer vertretungsberechtigten Person eurer KG durchgeführt werden (z. B. von einem persönlich haftenden Gesellschafter bzw. einer persönlich haftenden Gesellschafterin).

Sonderfall: Falls eine andere Person das Konto im Portal einrichtet, benötigst du zwingend eine Vollmacht sowie ein gültiges Ausweisdokument der vertretungsberechtigten Person.

🛠 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Verifizierung starten

Plane für das Ausfüllen etwa 10–15 Minuten Zeit ein. Es hilft, wenn du die wichtigsten Unterlagen direkt griffbereit hast.

Melde dich im Portal auf app.become1.de an.
Klicke unten links auf Rolle wechseln, um in die Admin-Ansicht zu gelangen.
Navigiere im linken Menü zum Punkt become.1 Card.
Wähle dein Unternehmen aus und klicke auf Zahlungskonto einrichten.
Starte den Prozess mit einem Klick auf den Button Starten.
Gib alle geforderten Informationen Schritt für Schritt in das Formular von Swan ein.

📋 Diese Unterlagen werden benötigt

1. Automatische Abfrage durch Swan

Folgende Dokumente zieht sich Swan in der Regel direkt aus offiziellen Registern. Du musst sie nur bereitstellen, falls sie dort nicht abrufbar sind:

Handelsregisterauszug oder Nachweis der Registrierung
Erklärung zu den wirtschaftlich Berechtigten (UBOs)

2. Von dir bereitzustellen (Direkteingabe)

Steuer-ID der Person, die das Konto eröffnet
Steuer-ID der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs – Personen mit mehr als 25 % Anteilen)
Steuer-ID der Kommanditgesellschaft (KG)
Gesellschaftsvertrag / Satzung der KG (datiert und unterschrieben – falls der automatische Abruf fehlschlägt)

💡 Tipp: Du kannst die Steuer-IDs auch noch innerhalb von 90 Tagen nach der Kontoeröffnung nachreichen. Die Verifizierung kannst du trotzdem jetzt schon starten!

3. Optionale Dokumente für Einzelfälle

Je nach Unternehmensstruktur fordert Swan im Nachgang manchmal zusätzliche Nachweise an:

Vollmacht & Ausweisdokument der Vertretungsberechtigten
Ausweisdokumente der UBOs
PEP-Formular (falls eine beteiligte Person politisch exponiert ist)
Aktueller Jahresabschluss, Bilanz, Organigramm oder eine eidesstattliche Erklärung zur Unternehmensstruktur

📥 Was passiert, wenn Dokumente fehlen oder fehlerhaft sind?

Sollte Swan weitere Unterlagen von dir benötigen, kontaktiert dich die Bank nicht direkt.

Swan meldet sich stattdessen bei uns – dem Team von become.1.
Wir prüfen die Rückmeldung der Bank, bereiten sie verständlich für dich vor und schreiben dir eine E-Mail.
Wir sagen dir genau, was fehlt und wie du das Dokument am besten einreichst, und begleiten dich Schritt für Schritt bis zur erfolgreichen Aktivierung.

🎉 Was passiert nach erfolgreicher Verifizierung?

Sobald Swan deine Angaben akzeptiert hat, wird dein Konto im Portal auf den Status VERIFIED umgestellt. Ab jetzt kannst du die Karten startklar machen:

SEPA-Lastschriftmandat einrichten: Klicke auf SEPA-Lastschrift einrichten, gib dein Abbuchungskonto ein und lade das SEPA-Formular herunter. Drucke es aus, unterschreibe es und sende es an deine Hausbank. Sobald die Bank es bestätigt hat, ist das Mandat aktiv.
Mitarbeitende anlegen & Budget vergeben: Lege dein Team in der Benutzerverwaltung an und weise ihnen ein monatliches Card-Budget (z. B. 50 € Sachbezug) über eine Benefit-Vorlage zu.
Karten freigeben („Issue Card“): Sobald ein Mitarbeitender seine Karte im Profil aktiviert hat, taucht diese im Admin-Bereich unter become.1 Card auf. Wähle die Person aus und klicke auf Issue Card (Karte ausstellen). Erst ab diesem Moment ist die Karte aktiv und einsatzbereit.

📞 Noch Fragen?

Wir wissen, dass regulatorische Bankprozesse manchmal komplex sein können. Wenn du Fragen hast oder Hilfe bei den Dokumenten brauchst, schick uns einfach eine Nachricht an customer-success@become1.de oder schreibe uns im Chat.

Wir unterstützen dich gerne bei jedem Schritt!