Wie läuft die Swan-Verifizierung für Selbstständige ab?

🧭 Wer muss den Prozess durchführen?

Die Verifizierung muss von einer zeichnungsberechtigten Person durchgeführt werden – also von der selbstständig tätigen Person oder einem/einer Gesellschafter:in, die das Konto offiziell eröffnen darf.

Sonderfall: Wird das Konto durch eine andere Person (z. B. eine Assistenz) eröffnet, benötigst du zwingend eine Vollmacht sowie ein gültiges Ausweisdokument der vertretungsberechtigten Person.

🛠 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Verifizierung starten

Nimm dir für das Ausfüllen etwa 10–15 Minuten Zeit und halte die wichtigsten Unterlagen am besten direkt bereit.

Melde dich im Portal auf app.become1.de an.
Klicke unten links auf Rolle wechseln, um in die Admin-Ansicht zu gelangen.
Gehe in der linken Navigation zum Menüpunkt become.1 Card.
Wähle dein Unternehmen aus und klicke auf Zahlungskonto einrichten.
Starte den Prozess mit einem Klick auf den Button Starten – es öffnet sich die Swan-Oberfläche.
Trage alle geforderten Informationen in das Formular ein.

📋 Diese Unterlagen musst du einreichen

Da Swan bei Selbstständigen keine Einträge automatisiert aus Handelsregistern abrufen kann, musst du folgende Nachweise selbst bereitstellen:

1. Nachweis über die Existenz des Unternehmens

Lade mindestens eines der folgenden Dokumente hoch:

Gewerbeanmeldung oder Gewerbeummeldung (nicht älter als 5 Jahre)
Partnerschaftsvertrag / Satzung (datiert & unterschrieben)
Kammernachweis (z. B. von der IHK oder HWK)
Offizieller Nachweis der selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeit

2. Steuerliche Angaben (Direkteingabe)

Steuer-ID der Person, die das Konto eröffnet
Steuer-ID der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs – Personen mit mehr als 25 % Anteilen)
Steuer-ID des Unternehmens

💡 Tipp: Du kannst diese steuerlichen Angaben auch noch innerhalb von 90 Tagen nach der Kontoeröffnung nachreichen. Die Verifizierung kannst du trotzdem jetzt schon starten!

3. Optionale Dokumente für Einzelfälle

Je nach Struktur fordert Swan im Nachgang manchmal zusätzliche Nachweise an:

Nachweis der Geschäftsadresse (z. B. Mietvertrag, Brief vom Finanzamt)
Steuerbescheid oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Vollmacht & Ausweisdokument (falls die Eröffnung nicht durch dich selbst erfolgt)
Ausweise aller UBOs und PEP-Formular (falls eine beteiligte Person politisch exponiert ist)

📥 Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Sollte Swan weitere Dokumente von dir benötigen, kontaktiert dich die Bank nicht direkt.

Swan meldet sich stattdessen bei uns – dem Team von become.1.
We sichten die Rückmeldung der Bank, bereiten sie klar verständlich für dich vor und leiten dir alle nötigen Infos per E-Mail weiter.
Du erfährst von uns genau, was fehlt und wie du es nachreichst. Wir begleiten dich Schritt für Schritt, bis dein Konto erfolgreich verifiziert ist.

🧾 Wie geht es nach der Verifizierung weiter?

Wichtiger Hinweis: Da in diesem Setup kein automatisiertes SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden kann, läuft der Zahlungsprozess bei dir etwas anders ab:

Gib uns kurz Bescheid, sobald dein Konto im Portal als VERIFIED angezeigt wird.
Wir schalten dann manuell die Testbuchung für dich frei.
Überweise nun einen Euro von deinem Geschäftskonto auf das automatisch erzeugte Referenzkonto bei Swan.
Sobald der Euro angekommen ist, gilt die Verknüpfung als bestätigt und dein become.1 Konto ist einsatzbereit.
Wichtig für den laufenden Betrieb: Ab jetzt überweist du monatlich selbstständig dein gewünschtes Card-Guthaben auf dein Referenzkonto, damit deine Mitarbeitenden ihr Budget wie gewohnt nutzen können.

📞 Noch Fragen?

Wenn’s trotz Anleitung nicht klappt oder Du Hilfe bei den Dokumenten brauchst, schick uns einfach eine Nachricht an customer-success@become1.de oder schreibe uns im Chat.

Wir stehen Dir jederzeit unterstützend zur Seite!