Wie erstelle ich Gutscheine nach Monatsbeginn?

Idealerweise sollten Mitarbeitende immer 1–2 Wochen vor dem offiziellen Go-Live (z. B. zum 1. Januar) im System freigeschaltet werden. Da die Anbieterauswahl immer bis zum jeweiligen Monatsende abgeschlossen sein muss, haben die Teammitglieder so genügend Zeit, sich zu registrieren und ihren Wunschanbieter zu wählen.

Sollte dieser Vorlauf einmal nicht möglich sein, gibt es einen einfachen Workaround, um dem Team dennoch die volle Auswahlzeit einzuräumen.

Nehmen wir folgendes Beispiel:

• Vertragsstart / Go-Live: 01.01.2026
• Tatsächliche Einladung der Mitarbeiter: Erst zum 05.01.2026

Da der Monatswechsel bereits vorbei ist, ist es für die reguläre Auswahl zu spät. Gehe in diesem Fall wie folgt vor:

Um nun Arbeitnehmer genügend Zeit einzuräumen eine eigene Auswahl als Arbeitnehmer zu treffen, kannst du folgendes tun:

1. Mitarbeitende anlegen: Lege alle betroffenen Teammitglieder ganz normal über die Benutzerverwaltung an und lade sie auf die Plattform ein Benutzerverwaltung
2. Flexibles Startdatum wählen: Vergabe das monatliche Gutschein-Budget nicht rückwirkend zum Ersten, sondern wähle ein Startdatum in der Mitte des laufenden Monats – beispielsweise den 15. Januar. 
3. Anbieter-Auswahl: Die Mitarbeitenden haben nun bis zum 14. Januar Zeit, sich auf der Plattform zu registrieren und ihre Anbieter-Auswahl vorzunehmen.
4. Automatische Abfrage: Am gewählten Stichtag (dem 15.) wird die jeweilige Anbieter-Auswahl der Mitarbeitenden in Echtzeit abgefragt und der erste Gutschein passend zu diesem individuellen Startdatum erstellt.

Gut zu wissen: Sobald dieser Prozess am gewählten Stichtag durchgelaufen ist, sind die Gutscheine im System hinterlegt („eingefroren“) und stehen den Mitarbeitenden wie gewohnt ab dem 25. des Monats zum Abruf bereit.