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Wie funktioniert die Kontoeröffnung via Vollmacht?

Du möchtest das Zahlungskonto für die become.1 Sachbezugskarten einrichten, bist aber selbst nicht der gesetzliche Vertreter oder der ultimative wirtschaftlich Berechtigte (UBO)? Kein Problem! Du kannst den Prozess der Kontoeröffnung ganz einfach im Namen deiner Geschäftsführung über eine Vollmacht durchführen. In diesem Artikel erfährst du, worauf du achten musst und wie du das Vollmachts-Dokument richtig hinterlegst.

Wichtige Grundregeln vor dem Start

Bevor du mit der Dateneingabe im Portal beginnst, beachte bitte unbedingt diese zwei zentralen Punkte:

  1. Nutze DEINE E-Mail-Adresse: Trage im Eröffnungsprozess bitte zwingend deine eigene E-Mail-Adresse ein, mit der auch dein become.1-Administrator-Konto läuft. Bitte trage hier nicht die E-Mail-Adresse der Geschäftsführung oder der UBOs ein! Das führt sonst später zu Verknüpfungsfehlern, wenn du die Card-Budgets an deine Belegschaft verteilen möchtest.
  2. Die Vollmacht-Vorlage: Du benötigst ein von deiner Geschäftsführung unterzeichnetes Vollmachts-Dokument. Die passende Vorlage dafür hast du bereits mit deinen Onboarding-Unterlagen von uns erhalten. 
  3. zusätzlich findest du sie HIER.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der eigentliche Registrierungsprozess führt dich durch die rechtlichen Firmendetails und die Abfrage der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs). Wenn du nicht selbst der UBO bist, gehe wie folgt vor:

Schritt 1: Prozess starten & Vertreterschaft bestätigen

  1. Logge dich im Portal ein und klicke unten links auf Rolle wechseln, um in die Admin-Ansicht zu gelangen.
  2. Wähle im Menü den Punkt become.1 Card und klicke beim Zahlungskonto auf Starten.
  3. Das System fragt dich nun, ob du der gesetzliche Vertreter der Organisation bist. Wähle hier „Ja“ aus (auch wenn du es streng genommen nicht bist – das System benötigt diese Auswahl, damit du den Prozess mit der Vollmacht fortsetzen kannst).

Schritt 2: Firmendaten & UBOs eintragen

Folge den Schritten im Formular und trage die rechtlichen Daten deines Unternehmens sowie die Daten der tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten (Personen mit mehr als 25 % Unternehmensanteilen) ein.

Schritt 3: Ident-Verfahren & Dokumenten-Upload bei der Bank

  1. Nach der Dateneingabe am Desktop schließt du den Prozess über dein Smartphone ab. Du erhältst dazu eine SMS und wirst durch ein kurzes, mobiles Ident-Verfahren geleitet.
  2. Der entscheidende Schritt: Am Ende des Prozesses wirst du von unserer Partnerbank (Swan) aufgefordert, Nachweise hochzuladen.
  3. Lade an dieser Stelle das von deiner Geschäftsführung unterzeichnete Vollmachts-Dokument hoch.

Wie geht es danach weiter?

Nachdem du den Prozess abgeschlossen und die Vollmacht hochgeladen hast, prüft unsere Partnerbank Swan die Dokumente. Sobald die Prüfung erfolgreich war, ist das Konto eröffnet.

Im nächsten Schritt kannst du dann das B2B-Firmenlastschriftmandat einrichten und eine Testabbuchung durchführen, um die Karte für deine Mitarbeitenden komplett startklar zu machen.

Du brauchst Unterstützung?

Falls du Fragen zu den UBO-Angaben hast oder die Vollmachts-Vorlage nicht mehr findest, ist unser Customer Success Team gerne für dich da. Schreib uns einfach eine E-Mail an customer-success@become1.de