Wie erstelle ich eine neue Benefit-Vorlage (Template)?

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du eine neue Benefit-Vorlage erstellst und die jeweiligen Module (Gehaltszusatz und Gehaltsumwandlung) konfigurierst.

Schritt 1: Vorlagen-Details festlegen (Lizenz)

Zuerst definierst du die grundlegenden Details sowie die verfügbaren Lizenzen für deine neue Vorlage.

1. Wechsle unten links in der App über Rolle wechseln in die Admin-Ansicht.
2. Klicke in der linken Navigation auf Benefit Templates.
3. Klicke oben rechts auf den Button Vorlage erstellen.
4. Wähle unter Region das entsprechende Land aus (z. B. Deutschland). Hinweis: Solltest du nur Zugriff auf eine Region haben, wird diese automatisch vorausgewählt.
5. Bestimme den Titel (Name der Vorlage) und füge optional eine Beschreibung hinzu.
6. Wähle die entsprechende Gehaltszusatzlizenz und/oder Gehaltsumwandlungslizenz aus – je nachdem, welche Leistungen vertraglich für dein Unternehmen freigeschaltet sind.
7. Klicke auf Weiter.

Schritt 2: Module und Budget für den Gehaltszusatz festlegen

Im zweiten Schritt konfigurierst du die Module, die deinen Mitarbeitenden als steuerbegünstigter Gehaltszusatz gewährt werden.

1. Module auswählen: Bestimme im gleichnamigen Bereich, auf welche Benefit-Module deine Mitarbeitenden Zugriff erhalten sollen (z. B. Sachbezug, Meals, Mobility etc.).
2. Grenzen anpassen: Durch Klicken auf das Stift-Symbol innerhalb der Module kannst du die maximalen Ausgaben pro Modul individuell begrenzen.Hinweis: Wenn du hier keine Änderungen vornimmst, gelten automatisch die gesetzlichen steuerrechtlichen Höchstgrenzen (z. B. Sachbezug max. 50,00 € oder Meals max. 7,67 €/Tag).
3. Geburtstagsbudget (optional): Lege bei Bedarf einen steuerfreien Gutschein im Wert von bis zu 60,00 € für den Geburtstag deiner Mitarbeitenden fest.
4. Budget festlegen: Trage das Monatliche Benefit-Budget (Gesamtbudget) ein.
5. Initiale Verteilung definieren: Bestimme, wie das Budget zu Beginn aufgeteilt sein soll (z. B. welcher Betrag für Sachbezugsgutscheine und welcher für Privatkostenerstattungen genutzt wird).
   Hinweis: Sobald das Budget zugewiesen ist, können die User monatlich selbst entscheiden, wie sie ihr Gesamtbudget aufteilen. Treffen sie keine eigene Auswahl, greift automatisch diese initiale Verteilung.
6. Budget ansparen (optional): Aktiviere die Option „Budget für Privatkostenerstattung ansparen“, damit nicht verbrauchtes Budget in die Folgemonate übertragen werden kann.Wichtig: Dies ist maximal für ein Kalenderjahr möglich. Das angesparte Guthaben verfällt jeweils zum Beginn des neuen Kalenderjahres.
7. Klicke auf Weiter.

Schritt 3: Gehaltsumwandlung konfigurieren

Falls du im ersten Schritt eine Gehaltsumwandlungslizenz ausgewählt hast, kannst du diese nun feiner einstellen.

1. Wähle die spezifische Lizenz für die Gehaltsumwandlung aus (IT Leasing).
2. Hinterlege den maximalen Betrag (z. B. 100,00 €/Monat), der monatlich vom Bruttogehalt der Mitarbeitenden umgewandelt werden darf.
3. Klicke auf Weiter.

Schritt 4: Zusammenfassung und Speichern

Überprüfe deine Einstellungen ein letztes Mal, bevor du die Vorlage finalisierst.

1. Unter Eingaben überprüfen siehst du eine kompakte Zusammenfassung aller gewählten Details, Lizenzen und Budgets.
2. Wenn alle Angaben korrekt sind, klicke auf Vorlage speichern.

Wichtig zu wissen: Du kannst Änderungen an deiner Vorlage jederzeit vornehmen. Je nach Art der Änderung kannst du flexibel entscheiden, ob diese noch im aktuellen Monat greifen soll oder erst zum Folgemonat wirksam wird.

Noch Fragen?

Wenn es trotz der Anleitung einmal hakt oder du weitere Fragen zur Konfiguration hast, schicke uns einfach eine Nachricht über unser Kontaktformular. Wir helfen dir gerne weiter – in der Regel melden wir uns an Werktagen innerhalb von 48 Stunden bei dir!