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Wie verstehe ich meine monatlichen Rechnungen und Zahlungsinformationen?

In diesem Artikel erfährst du, welche Abrechnungsdokumente du monatlich von uns erhältst und wie du sie anhand ihrer Kürzel schnell zuordnest. So weißt du genau, wann du eine Überweisung tätigen musst und wann es sich nur um eine Information für deine Unterlagen handelt.

So erhältst du deine Dokumente

Wir senden dir alle Rechnungen und Zahlungsinformationen gesammelt zum Monatsanfang (frühestens ab dem 2. Werktag) direkt per E-Mail zu. Ein Download über die App ist nicht möglich.

Die Dokumenttypen im Überblick

Anhand des Anfangsbuchstabens der Dokumentennummer erkennst du sofort, um welchen Vorgang es sich handelt.

 

  • G – Gutscheine (Goodies): Rechnung für abgerechnete Gutscheine. Enthält einen Anhang mit der genauen Zuordnung pro Arbeitnehmer, Kostenstelle oder Personalnummer.
  • K – Lizenzrechnung: Rechnung über die monatliche Gebühr für deine Lizenz. (Ohne Anhang)
  • C – Sachbezugskarte Rechnung: Rechnung über Gebühren für physische Karten oder Logo-Branding. Enthält Details zur Bestellung im Anhang.
  • Z – Zahlungsinformation: Keine Rechnung! Dient als Übersicht der Sachbezugskarte-Aufladungen mit Zuordnung pro Arbeitnehmer.

Der Unterschied zwischen Rechnung und Zahlungsinformation

Um Doppelzahlungen zu vermeiden, unterscheide bitte strikt zwischen Dokumenten mit und ohne Zahlungsaufforderung:

  • Dokumente mit Zahlungsaufforderung (G, K, C): Diese Beträge musst du aktiv per Überweisung begleichen. Wir verfügen über kein SEPA-Mandat für diese Rechnungen.
  • Zahlungsinformation (Z): Bitte nicht überweisen! Dieses Dokument dient lediglich deiner internen Buchung und Dokumentation.

WICHTIG: Die Beträge für die Sachbezugskarten-Budgets auf dem Z-Dokument (z. B. 50 € Sachbezug) ziehen wir bereits über das SEPA-Mandat unserer Partnerbank SWAN von deinem Referenzkonto ein. Du musst hier nicht selbst aktiv werden.

Kürzel für Korrekturen und Stornierungen

Sollten wir eine Abrechnung nachträglich anpassen müssen, findest du vor dem regulären Kürzel der Dokumentennummer eine zusätzliche Kennzeichnung:

  • STG... (Storno): Macht eine noch nicht bezahlte Originalrechnung komplett hinfällig.
  • RKG... (Rechnungskorrektur): Korrigiert eine noch nicht bezahlte Originalrechnung.
  • GSG… (Gutschrift): stellt eine Gutschrift zu Ihrer Verwendung dar.

WICHTIG:  Wenn dir eine Rechnungskorrektur (RKG) vorliegt, überweise für den Saldenabgleich immer nur den Betrag der Korrektur und niemals die ursprüngliche Originalrechnung. So vermeidest du Über- oder Unterzahlungen.

Du kommst immer noch nicht weiter?

Keine Sorge, wir helfen dir! Wenn keiner der oben genannten Schritte zum Erfolg führt, sende uns bitte eine kurze Nachricht mit einer Beschreibung des Fehlers (und idealerweise einem Screenshot der Fehlermeldung) an support@become1.de.